信息与通信工程学院创新港会议室使用管理规定（试行）
学院在创新港建设了一个报告厅和四个会议室。为了充分发挥会议室的作用，提高使用效率，规范会议室的管理，特制定此会议室使用管理规定。
一、 会议室概况
报告厅和会议室位于学院办公室（7042）对面，分别命名为席椿学术报告厅、香农会议室、傅里叶会议室，麦克斯韦会议室和拉普拉斯会议室，各会议室可以容纳的参会人数及提供的设备如下表所示。
名称 |
容纳人数 |
设备 |
备注 |
席椿学术报告厅 |
90 |
音箱系统、投影仪 |
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麦克斯韦会议室 |
25 |
投影仪（HDMI接口） |
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维纳会议室 |
20 |
投影仪（HDMI接口） |
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傅里叶会议室 |
25 |
投影仪（HDMI接口） |
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香农会议室 |
25 |
投影仪（HDMI接口） |
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二、 使用对象
1. 信息与通信工程学院全体师生；
2. 经学院同意的上级单位、兄弟单位或招聘单位。
三、 会议室申请办法。
1. 会议室预约由学院办公室指定专人管理负责（以下简称管理人员）；
2. 会议室使用通过预约系统提前预约申请，以预约时间为准先到先得，特殊情况需要由学院办公室负责协调；
3. 会议室预约由本院师生提前1-3天申请。确有需要提前申请（如提前确定的重要活动）的，通过管理员直接申请。临时使用须在开会前向管理人员直接申请，如有空会议室可以使用。
四、 会议室使用注意事项
1. 申请使用人在会议开始前到学院办公室领取钥匙并确认签字。会议结束后，使用人应整理会议室，不要在会议室遗留纸屑等垃圾，保持会议室清洁，并到办公室办理交接手续。
2. 使用者应按预约的时间到达会议室，超过30分钟未到达会议室的，管理人员可以另作安排。
3. 使用者应在预约的时间内结束会议，原则上不允许超时使用。确需延长的，应及时通知管理人员，如果后续时间段已安排了会议，则超时使用者必须终止使用。
4. 会议结束后管理人员有权检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求使用者改正。拒不改正的，暂停网上预约一个月，暂停预约期间需使用会议室的直接向管理人员申请。
5. 请根据参会人数预约合适的会议室。原则上不允许从其它会议室挪用桌椅，确有需要的，要经过管理人员同意，并在会议结束后立即复原。
6. 如果会议或活动需要重新布置会议室的桌椅，请在结束后复原。
7. 会议室属于公共区域，禁止吸烟。
8. 爱护会议室的设备，安全使用，严禁私自接拉电源。会议室的设备、工具、办公用品未经同意，任何人不得拿出会议室或挪作他用。
9. 会议室使用完毕，应随时关好门窗，关闭全部设备、切断电源，切实做好防火、防盗及其它安全工作。
10. 严禁在会议室放置食品。座谈会议确需水果、零食的，需在申请时特别说明，且最多提前1小时布置会议室，并在会议结束后及时打扫会议产生的瓜皮果瓤。严禁西瓜等多汁类水果或者其它异味类水果进入会议室。
11. 会议室的环境卫生由学院外聘人员负责，每周打扫3次，保持会议室的清洁。
五、 本规定由学院办公室负责解释。
信息与通信工程学院
2020年6月
